Conservación de Documentos Laborales: Guía Esencial para Patrones según la Ley Federal del Trabajo

Obligaciones para conservar documentos laborales

El Artículo 804 de la Ley Federal del Trabajo (LFT) establece qué documentos deben conservar los patrones relacionados con la relación laboral, especialmente relevante en el contexto actual del outsourcing. Este artículo no solo especifica qué documentos presentar en caso de juicio laboral, sino también por cuánto tiempo deben guardarse después de terminada la relación laboral.

Documentos y plazos de conservación según la LFT

Los documentos y sus tiempos de conservación son los siguientes:

• Contratos individuales de trabajo: Deben guardarse durante toda la relación laboral y hasta un año después de finalizarla.
• Listas de raya o nóminas, recibos de pago: Conservación durante el último año de trabajo y un año más tras su terminación.
• Controles de asistencia: Igual que las nóminas, se conservan durante el último año y un año después de la terminación.
• Comprobantes de pago de utilidades, vacaciones, aguinaldos, y pagos de seguridad social: Se conservan también durante el último año y un año después de la relación laboral.
• Otros documentos señalados por la ley: Se deben conservar según lo que indiquen otras leyes específicas.

Estos plazos se relacionan con el plazo de prescripción señalado en el Artículo 516 de la LFT, que establece un año para reclamar derechos laborales.

Requisitos adicionales de otras leyes: Seguridad Social y Fiscalidad

La Ley del Seguro Social (LSS) obliga a los patrones a mantener registros como nóminas y listas de raya que detallen días trabajados y salarios, conservándolos por cinco años.

Por otro lado, el Código Fiscal de la Federación (CFF) indica que la contabilidad, incluyendo documentos laborales relacionados con la contratación y seguridad social, debe conservarse por al menos cinco años a partir de la fecha en que se presentaron o debieron presentarse las declaraciones fiscales. En ciertos casos, este plazo puede extenderse hasta diez años.

Diferencias en los plazos y su inicio

Existe una aparente discrepancia entre los plazos laborales, fiscales y de seguridad social, pero la clave está en el momento en que comienza a contar el plazo:

• Laboral: Un año después de la terminación de la relación laboral.
• Fiscal: Cinco años desde la presentación o vencimiento de las declaraciones fiscales relacionadas.
• Seguridad Social: Cinco años a partir de la fecha del documento.

Esto implica que, aunque el plazo laboral sea más corto, para fines fiscales y de seguridad social se deben conservar los documentos por períodos mayores.

Conclusión

Para los empleadores es fundamental mantener un control estricto y ordenado de todos los documentos relacionados con la relación laboral. Esto asegura cumplir con las obligaciones tanto laborales, fiscales como de seguridad social, evitando sanciones y problemas legales. Conocer los plazos y requisitos de conservación ayuda a una mejor administración documental y garantiza transparencia frente a las autoridades.