Guía Completa 2025: Registro de Trabajadores en el RFC y Obligaciones del Patrón

El Artículo 99, fracción V de la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR) establece que los patrones están obligados a registrar a sus trabajadores en el RFC cuando se trate de servicios subordinados.
Este registro es esencial para mantener la deducibilidad de los salarios, acreditar correctamente el subsidio al empleo y evitar sanciones del SAT.

En esta guía, te explicamos quiénes deben registrarse, cuándo hacerlo, cómo presentar suspensiones o reanudaciones de actividades y los puntos clave que toda empresa debe cumplir para evitar multas y problemas fiscales.

1. Obligación del Patrón: Registro en el RFC

Todo patrón que contrate empleados para prestar servicios subordinados debe asegurarse de que estén inscritos en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC). El registro se realiza en línea a través del portal del SAT y solo aplica para trabajadores que no han sido inscritos previamente.

• Si el trabajador ya cuenta con RFC: No es necesario inscribirlo nuevamente.
• Si ya tenía RFC y dejó de trabajar: Debes presentar el aviso de reanudación de actividades.
• Si nunca ha sido inscrito: Es obligatorio realizar el trámite desde cero.

2. Documentación Necesaria para la Inscripción

Para los empleados que nunca han sido registrados en el RFC, el patrón debe proporcionar la siguiente información:

• CURP y nombre completo del trabajador.
• Fecha de ingreso.
• Tipo de ingreso según el monto.
• RFC del patrón.
• Correo electrónico y teléfono de contacto (del trabajador o del patrón).

Una vez realizada la solicitud, el empleador recibirá un comprobante de inscripción que debe ser entregado al trabajador en un plazo máximo de siete días.

3. Suspensión y Reanudación de Actividades

Cuando un trabajador deja de laborar o retoma sus actividades, el patrón está obligado a presentar el aviso de suspensión o reanudación ante el SAT mediante la ficha 75/CFF. Los datos requeridos son:

• RFC y CURP del trabajador.
• Nombre completo.
• Fecha de suspensión o reanudación.
• RFC del patrón.
• Tipo de ingreso.

Este proceso es clave para mantener actualizado el estatus fiscal del trabajador y evitar inconsistencias que puedan afectar la deducibilidad de la nómina.

4. Consecuencias por Incumplimiento

Si el patrón no inscribe a sus trabajadores o no actualiza su estatus, el SAT puede imponer sanciones:

• Multas de entre $4,480 y $13,430 MXN.
• En casos graves, sanciones penales de hasta tres años de prisión por omitir el registro.

Conclusión

El registro de trabajadores en el RFC no es solo un requisito fiscal, sino un paso clave para garantizar que las nóminas sean deducibles y que la empresa cumpla con sus obligaciones legales.
Tener procedimientos internos claros y sistemas administrativos actualizados es fundamental para evitar multas y problemas con el SAT.