Limpieza del RFC: Por qué los patrones deben suspender a sus ex-trabajadores ante el SAT

Un error administrativo común en las empresas es pensar que el fin de una relación laboral termina con la baja en el IMSS. Sin embargo, para el Servicio de Administración Tributaria (SAT), muchos trabajadores siguen vinculados a sus antiguos patrones si no se presenta el aviso de suspensión en el RFC. Esta omisión es especialmente crítica para quienes realizaron altas masivas en el pasado, ya que en las bases de datos de la autoridad persiste un registro que ya no coincide con la realidad.

La obligación de actualizar el padrón

De acuerdo con la Regla Miscelánea 2.4.6., los patrones tienen la responsabilidad no solo de inscribir a sus empleados, sino de informar cuando estos dejan de prestar sus servicios. El SAT ha aclarado recientemente que esta obligación aplica incluso para bajas ocurridas antes de 2024. Si realizaste una inscripción masiva en internet, el sistema "asume" que todos esos trabajadores siguen bajo tu nómina hasta que envíes el aviso de suspensión correspondiente.

El mito de la baja definitiva del trabajador

Existe un temor frecuente entre los departamentos de Recursos Humanos: ¿Qué pasa si suspendo a un trabajador que ya está laborando en otra empresa? ¿Le causaré un problema legal o lo borraré del sistema?

La autoridad ha sido clara al respecto: el SAT cuenta con un procedimiento verificador interno. Antes de procesar una suspensión, el sistema revisa si el trabajador tiene CFDI de nómina vigentes emitidos por otro empleador. Si el trabajador ya está activo con alguien más, el trámite solicitado por el patrón anterior simplemente no procederá, garantizando así que no se afecte la situación fiscal del asalariado ni su historial laboral.

Recomendación Estratégica

Es momento de realizar una auditoría de tu padrón de trabajadores. Revisar las bajas de los últimos años y contrastarlas con los avisos presentados ante el RFC evitará que tu empresa mantenga registros "fantasma". Mantener un padrón limpio no solo es una buena práctica contable, sino que previene discrepancias en la información que el SAT utiliza para fiscalizar las retenciones de impuestos.